Klauzula informacyjna dla osób kontaktujących się z WOK

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych

e-mail: iod@wok.art.pl

Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe podawane w korespondencji lub w związku z korespondencją (imię, nazwisko, adres e-mail, inne dane wskazane w stopce nadawcy) przetwarzane są:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przyjmowanie pism i wniosków pocztą, osobiście lub pocztą e-mail. Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zawartej umowy,
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przyjmowanie pism i wniosków pocztą, osobiście lub pocztą e-mail w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• w przypadku kierowania do Administratora drogą elektroniczną lub tradycyjną korespondencji związanej z działalnością Administratora, dane osobowe zawarte w tej korespondencji będą przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO,

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną w sprawach związanych z działalnością Administratora, możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi i załatwienia sprawy, której dotyczy kontakt, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO.  W sytuacji, gdy sprawa nie będzie dotyczyła działalności Administratora, dane osobowe będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

Informacja o odbiorcach danych osobowych

Dostęp do Państwa danych osobowych będą posiadali upoważnieni pracownicy Administratora Danych Osobowych oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty przetwarzające te dane zlecenie Warszawskiego Obserwatorium Kultury oraz organy administracji publicznej uprawnione do uzyskania danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Okres przechowywania danych osobowych

Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi/wyjaśnienia sprawy. Dane dotyczące korespondencji e-mail będą przechowywane maksymalnie do 5 lat roku od ostatniego kontaktu, jaki Państwo z nami mieliście. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił ostatni kontakt. Informacje zawarte w rejestrze pism przychodzących i wychodzących – będą przechowywane przez 5 lat. Dane o charakterze wykraczającym poza standardową korespondencję czy komunikację mailową dotyczącą na przykład rozliczeń, roszczeń, kontroli, będą przechowywane przez okres przewidziany przepisami prawa lub do momentu przedawnienia roszczeń.

Uprawnienia z art. 15-19 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia swoich danych,
• jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

Prawo do wniesienia skargi

Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych osobowych

Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednak konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości skontaktowania się z Państwem i udzielenia odpowiedzi na wiadomość. Mają Państwo prawo wycofać powyższą zgodę w dowolnym momencie poprzez wysłanie stosownego zawiadomienia pocztą elektroniczną.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zgodnie z art. 21 ust. 4 RODO informujemy, że przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Sprzeciw należy złożyć Inspektorowi Ochrony Danych, którego dane kontaktowe wskazane są powyżej.